Assurer la conformité RGPD dans votre stratégie de communication interne

Découvrez comment assurer la conformité RGPD dans votre stratégie de communication interne

Le règlement général sur la protection des données, plus communément appelé RGPD, est le texte de référence au niveau européen. En matière de protection des données personnelles, et ce, à tous les niveaux. Du cercle privé à l’environnement professionnel, les données doivent être protégées. En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de faire appliquer ce droit social dans votre stratégie de communication interne.

Comment vous assurez de la conformité de votre stratégie de communication interne au regard au RGPD ?

Les enjeux du RGPD, pour la communication interne et les ressources humaines

Les nouvelles obligations imposées par le RGPD étant le droit des salariés vis-à-vis de leurs données. En effet, ils seront en droit de demander leur suppression ou leur modification. De plus, l’organisation devra leur indiquer leur utilisation, leur durée de conservation et si ces données sont amenées à sortir de l’entreprise ou du pays.

Concrètement, les effets du RGPD se font ressentir de la phase de recrutement. Avec une conservation des données de l’intégralité des candidats jusqu’à la sortie d’un collaborateur de votre effectif. Via la sauvegarde pour un temps donné du dossier médical par exemple. Pour y parvenir, la digitalisation des pratiques RH semble être incontournable. Puisqu’elle permet une suppression automatique des données recueillies au bout d’un certain temps.

Protection et traitement des données personnelles des salariés

Le RGPD oblige l’employeur à informer ses salariés à propos de toutes les données conservées. Et leur finalité à travers un paragraphe spécifique dans le contrat de travail, par exemple. Néanmoins, à tout moment le salarié peut demander un accès direct à ses données. Et procéder à une rectification. De plus, le salarié peut tout simplement refuser ses données soient collectées. Dans ce cas, l’entreprise peut invoquer son intérêt légitime afin de poursuivre ce recueil.

Bien entendu, le droit à l’oubli est applicable dans tous les domaines où les données personnelles sont susceptibles d’être utilisées. Néanmoins, dans une entreprise, un salarié ne peut pas l’invoquer si ces données sont utiles. Et que ses fins ne sont pas commerciales, par exemple. Afin d’y procéder, un système de suppression automatique doit être mis en place. Afin de faire disparaître les données au bout d’une période définie et connue par le salarié.

Les actions à mettre en place dans le plan de communication interne

Cette mesure applicable depuis mai 2018 nécessite une campagne de communication interne afin d’informer les salariés de leurs droits, mais aussi de leur expliquer en quoi consiste le RGPD. À travers une note d’information ou un évènement interne, vous pouvez renseigner vos salariés afin de les sensibiliser au RGPD. Si votre entreprise dispose d’un intranet, un article au journal interne ou l’envoi d’une newsletter peuvent être un moyen d’informer l’ensemble des collaborateurs.

En plus d’être un moyen d’informer et d’intégrer les collaborateurs à cette démarche de protection des données, cette campagne de communication au sein même de votre organisation valorise votre marque employeur. 

A l’ère du numérique, l’émergence d’un texte comme le RGPD semblait inévitable. En effet, avec les nouveaux dispositifs permettant le recueil des données des salariés et leur capacité à les conserver durablement, les entreprises ont dû faire face à de nouvelles problématiques liées au temps de conservation, mais aussi l’accessibilité de ces données.