Tutoriel comment créer une signature de mail

Tutoriel comment créer une signature de mail

La signature mail est la dernière impression qu’on laisse à l’expéditeur du mail, il est important de la soigner et qu’elle reflète l’identité visuelle de votre entreprise. Voici un tutoriel comment créer une signature mail professionnelle.

Définition de la signature mail professionnelle

Qu’est-ce qu’une signature de mail ?

Il s’agit d’une signature qui apparaît automatiquement à la fin de chaque e-mail envoyé et qui donne un aperçu de la personne qui écrit le mail, son identité, sa fonction et parfois d’autres informations. Elle est souvent séparée du corps de mail, par un espace, des tirets ou une ligne, afin de bien montrer se différencier. De plus, elle doit être professionnelle, car elle s’inscrit dans cette démarche.

Pourquoi la signature email est un élément si important ?

La signature de mail est la dernière chose que voit l’interlocuteur à la lecture du mail ainsi c’est la dernière impression qu’on lui laisse. C’est aussi une manière de se présenter pour  la personne qui reçoit le mail, pour qu’elle puisse vous identifier en tant qu’expéditeur du mail. Il est important de la soigner parce qu’elle peut se révéler être un véritable outil marketing, une sorte de carte de visite digitale. 

Tutoriel pour créer une signature mail efficace

Quels sont les éléments essentiels ? 

Il y a certains éléments nécessaires à intégrer dans la signature d’un mail, afin de mettre en avant qui l’on est, sa fonction au sein d’un organisme ou d’une entreprise et ses coordonnées. Commencer par intégrer son nom, son prénom, le nom de l’entreprise et son poste au sein de celle-ci, est indispensable pour une signature mail, puisque c’est une sorte de carte de visite et qui joue un rôle dans la relation client. En effet, les clients sauront directement avec qui ils communiquent, et si l’on ajoute les coordonnées nécessaires comme l’adresse de l’entreprise, son numéro de téléphone, ils auront toutes les informations nécessaires en cas de besoin. Il est inutile de remettre son adresse mail dans sa signature, car elle est toujours affichée lorsque l’on reçoit un mail, et qu’il suffit simplement de cliquer sur répondre, sans avoir à retaper l’adresse. 

Un outil de communication externe

Ensuite, d’autres éléments  peuvent être ajoutées pour donner plus d’informations et servir d’outil de communication. C’est également un outil marketing, donc on peut mettre également le site internet de l’entreprise, et les pages de réseaux sociaux, voire même son logo pour que le destinataire identifie facilement l’entreprise. Pour plus de personnalisation et pour attirer l’attention du destinataire, il est possible d’ajouter à la fin de la signature une phrase pour présenter les différents services, sa mission ou même un slogan, en rapport avec son entreprise ou sa personnalité.

Les bonnes  pratiques pour maximiser l’impact de la signature

Construire une identité visuelle

Il ne faut pas oublier que la signature d’un mail doit avoir une identité visuelle qui lui est propre. La mise en forme compte tout autant que le contenu, car une signature austère ne donnera pas envie de contacter la personne. De plus, une entreprise a généralement une identité visuelle qui lui est propre, il faut donc la reprendre dans sa signature de mail pour plus de cohérence. Et si possible, utiliser des marqueurs de séparation, afin de bien délimiter les informations et de rendre plus attrayante votre signature.

Faire dans la simplicité

Attention à ne pas trop complexifier le visuel, en mettant trop de polices ou trop de couleurs, ce qui ne donnera pas une bonne impression. Faire une signature de mail avec un design assez simple, c’est privilégier la facilité de lecture et les éléments qui viennent agrémenter la signature doivent justifier leur présence. Il vaut mieux ne pas utiliser plus de deux polices, une couleur prise dans la palette de celles du logo, de créer des ancres de liens plutôt courtes et non des liens hypertextes bruts pour plus de lisibilité. Un design et une signature simple et aérée seront plus agréables et auront plus d’impact.

L’uniformité de la signature d’entreprise

Si l’entreprise comprend plusieurs employés ou plusieurs services, il est essentiel que chacun ait sa propre signature, tout en respectant la même présentation des signatures. C’est un moyen de rester cohérent et le destinataire pourra tout de suite identifier l’entreprise qui le contacte, même si c’est un service différent. L’homogénéité des signatures est un critère majeur lors de la création des signatures mail de vos collaborateurs, cela valorise votre image d’entreprise qui est plus cohérente et professionnelle. 

Ajouter une photo, un avatar pour chaque collaborateur

Ce n’est pas indispensable, mais ajouter une photo, dans la signature, de la personne qui envoie le mail permet au destinataire de savoir avec qui il est en contact et de rendre l’échange moins impersonnel.

Modèle d’email de signature avec we advocacy